A avaliação é uma forma de grandes empresas controlarem a performance da sua base de fornecedores no que tange a entrega de material ou prestação de serviços.
CONTEXTO
Este é um produto que foi desenvolvido no G-Certifica 3.0 e que por este motivo sai com a feature de gestão de usuários. Foi criada uma conta DEMO para uso dos gedankers:
https://stg.gedanken.com.br/sign-in
login: gedankengestordemo
senha: Ad123456#
login: gedankenavaliadordemo
senha: Ad123456#
login: gedankenfornecedordemo
senha: Ad123456#
ATORES E RESPONSABILIDADES
Antes começar a entender tecnicamente as funcionalidades do produto é importante descrever quem são os atores e suas respectivas responsabilidades:
- Gerente de Suprimentos (Gestor): Precisa fazer o acompanhamento das notas da base completa. Este ator olha "o todo" de uma forma gerencial e deve estar vinculado ao grupo/alçada Gestão de Fornecedores para realizar a gestão. Ele é responsável por:
- Criar cadastro de avaliações e suas recorrências
- Atribuir quais usuários serão avaliadores
- Editar cadastro de avaliações, suas recorrências e avaliadores
- Cancelar cadastro de avaliações
- Avaliar fornecedores (eventualmente como por exemplo cobrir algum avaliador)
- Gestor do Contrato (Avaliador): Precisa fazer o acompanhamento dos contratos dos quais ele é responsável. Este ator que avalia de fato a qualidade de fornecimento dos contratos designados a ele para isso deve estar vinculado ao grupo/alçada Gestão de Contratos. Ele é responsável por:
-
Avaliar como os fornecedores estão performando em seus contratos
-
- Fornecedor: São avaliados por seus clientes e podem concordar ou contestar com suas avaliações caso a funcionalidade esteja habilitada. Caso contrário, apenas são passivos no processo, podendo apenas visualizar a sua nota e o que o avaliador respondeu no questionário para gerar a sua nota.
-
Verificar e acompanhar suas avaliações
-
Contestar suas avaliações (quando habilitada)
-
IMPLATANÇÃO TÉCNICA
Haverá uma documentação técnica sobre a implantação do produto, no entanto ela pode ser feita toda através da feature de setup deste produto criada para realizar a implantação em minutos. Para implantar um piloto é recomendado o envio de um formulário para o cliente solicitando as informações básicas: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1y7Cbf4PgkhzDAJgkSwwwtNdWiIdGm2sT/edit?usp=drive_web&ouid=113802451032448070246&rtpof=true
NOTAS
Nota de uma avaliação - através da resposta de um questionário (responsabilidade do avaliador)
Nota do fornecedor - é a média das avaliações finalizadas por fornecedor (somente o gestor consegue acompanhar a nota do fornecedor)
Nota da unidade - média das notas das avaliações finalizadas por um fornecedor e por unidade do cliente em que foi enviado material ou prestado serviço (somente o gestor consegue acompanhar a nota de suas unidades)
Observação: Nesta versão não está implementado um sistema de fechamento de notas. Por isso, a nota do fornecedor e da unidade são acumulativas deste o início do uso do produto. Caso o cliente queira saber em um recorte de tempo a nota dos seus fornecedores ou unidades, o usuário gestor pode utilizar os filtros para ter esta informação.
TIPOS DE AVALIAÇÃO
Quando um usuário gestor cadastra uma avaliação, ele pode selecionar se esta será rápida ou padrão. A avaliação rápida é apenas um layout diferente de acessar as avaliações para respondê-las. No entanto, responder avaliações rápidas permitem mais velocidade para o avaliador realizar sua ação no G-Certifica.
Avaliação padrão - quando um avaliador acessar para responder um avaliação na etapa 2 mencionada no tópico ETAPA A ETAPA, ele navega passo a passo perdendo visão da tabela de avaliações.
Avaliação rápida - quando um avaliador acessar para responder um avaliação na etapa 2 mencionada no tópico ETAPA A ETAPA, ele realiza a ação visualizando a tabela de fundo.
FLUXOS
Existem dois possíveis fluxos padrões do produto: com ou sem contestação da nota, feita por fornecedores. Não é necessário desenvolvimento ou criar SQLs para escolha do fluxo, basta no momento da implantação selecionar o fluxo acordado com o cliente.
Fluxo A, sem contestação de fornecedores:
Fluxo B, com contestação de fornecedores:
ETAPA A ETAPA
Nesta seção serão descritos os passos das ações desde a criação de uma avaliação até o momento da nota final do fornecedor. As etapas explicitam os dois fluxos citados na seção anterior.
- ETAPA 1: Cadastrando avaliações (somente tem permissão usuários gestores que estão vinculados ao grupo/alçada Gestão de Fornecedores)
O passo a passo descrito abaixo também foi registrado no Scribe, confira pelo link: https://scribehow.com/shared/How_to_Add_a_Rating_in_Gedanken_Website__jKYUesxWT-eTkVeMmXl7Tg- Iniciar ao encontrar no menu Cadastro de Avalições
- Clique no botão Adicionar
- Preencher dados de solicitação (todos os campos obrigatórios estão sinalizados com *)
- Completar com outras informações (todos campos serão utilizados como filtros na aba de filtro avançados na tabela de avaliações)
- Escolha o(s) avaliador(es) (é possível vincular múltiplos avaliadores, onde cada um responderá o mesmo questionário)
- Adicione/vincule o(s) avaliador(es) as avaliações
- ETAPA 2: Avaliando fornecedores (somente tem permissão usuários avaliadores que estão vinculados ao grupo/alçada Gestão de Contratos)
O passo a passo descrito abaixo também foi registrado no Scribe, confira pelo link: https://scribehow.com/shared/How_to_Complete_a_Rating_Evaluation__6rEyVKThSGuWpNghU19JUw
-
- Localizar as avaliações com status pendente na tabela e clicar na linha da avaliação escolhida para responder
- Verificar as informações do primeiro passo (Escopo da Avaliação)
- Localizar o segundo passo, Avaliação, o questionário a ser respondido
- Preencher questionário (todos os campos obrigatórios estão sinalizados com *)
- Inserir resumo através de um comentário/justificativa que ficará registrado(a) para todos os atores analisarem
- Confirme a resposta da avaliação no modal que aparece na tela.
- ETAPA 3: Contestando notas (somente tem permissão usuários fornecedores)
Esta etapa só acontece no Fluxo B, caso seja de desejo do cliente permitir esta ação para a sua base de fornecedores.
- Localizar as avaliações com status concluído no filtro padrão e clicar na linha da avaliação escolhida para responder
- Verificar as informações do primeiro passo
- No segundo passo, verificar informações respondidas no questionário
- Inserir o motivo/justificativa da contestação que ficará registrado(a) para todos os atores visualizarem
- Confirme a contestação da avaliação no modal que aparece na tela.
- ETAPA 4: Revisando notas (somente tem permissão usuários avaliadores que estão vinculados ao grupo/alçada Gestão de Contratos)
O passo a passo descrito abaixo também foi registrado no Scribe, confira pelo link: https://scribehow.com/shared/How_to_Submit_an_Evaluation_on_Gedankencombr__KhQ8O2t5R4e_wbGN5JmgZQ
Esta etapa só acontece no Fluxo B, caso seja de desejo do cliente permitir esta ação para a sua base de fornecedores. Caso contrário, a nota dada na etapa 2 é a nota final.
- Localizar as avaliações com status contestada no filtro padrão e clicar na linha da avaliação escolhida para responder
- Verificar as informações inseridas pelo gestor no primeiro passo (Escopo)
- Verificar o motivo da contestação no terceiro passo (Resumo)
- No segundo passo, alterar no questionário alguma resposta dada anteriormente. Somente se o avaliador julgar que a motivo da contestação é válido
- Inserir resumo através de um comentário/justificativa que ficará registrado(a) para todos os atores analisarem
- Confirme a resposta da avaliação no modal que aparece na tela.
STATUS PADRÃO - CADASTRO DE AVALIAÇÃO
Somente o usuário gestor tem acesso a menu Cadastro de Avaliações e portanto pode cadastrar uma avaliação e consequentemente alterar seu status.
- Iniciado - quando um cadastro de avaliação não tem recorrência
- Aguardando - quando um cadastro de avaliação possui uma recorrência que ainda não foi iniciada, ou seja, foi cadastrada uma data de início futura
- Cancelada - quando um cadastro de avaliação foi cancelado. Possíveis motivos de cancelamento: contrato venceu ou não foi renovado, inserção de dados incorretos.
STATUS DE AVALIAÇÕES
- Pendente - status quando uma avaliação está disponível para o avaliador responder
- Concluída - status quando um avaliador responde ou altera a nota de uma avaliação. Este status só utilizado no Fluxo B. Seus precedentes são respectivamente os status pendente ou contestada.
- Contestada - status quando um fornecedor contesta a nota da pelo avaliador (etapa 4). Este status só utilizado no Fluxo B. Seu precedente é o status concluída.
- Finalizada - status quando um avaliador
OUTRAS AÇÕES
- Configurar cadastros de avaliações - O usuário gestor pode editar
- Listar avaliações vinculadas - como foi citado na seção ETAPA A ETAPA um cadastro de avaliação pode gerar múltiplas avaliações. O usuário gestor pode conferir este vínculo acessando o menu Cadastro de Avaliações, identificando o cadastro de avaliação que deseja analisar e clicando na opções Avaliações Vinculadas. Com isso, ele será direcionado a menu Avaliações onde só serão exibidas na tabela as avaliações associadas a este cadastro.
- Transferir avaliação – um avaliador pode transferir uma avaliação para outro avaliador cadastrado. Neste processo é obrigatório incluir um comentário para explicar o motivo da transferência.
- Não se aplica – neste processo o avaliador precisa informar o motivo de desconsiderar (não se aplica) a avaliação. As avaliações com o status não se aplica serão desconsideradas na formação da nota do fornecedor
POSSÍVEIS PARAMETRIZAÇÕES
Nesta seção será apontada as possíveis customizações que podem ser feitas no produto:
- Escolha se haverá ou não contestação do(s) fornecedor(es)
- Criação dos questionários:
- Perguntas e respostas com pesos distintos
- Obrigatoriedade de perguntas
- Layout de exibição das respostas
- Método de cálculo da nota
- Escolha dos campos para serem utilizados filtros avançados (servirão para pesquisar informações na tabela)